Organizzare corsi estivi per bambini con un gestionale automatizzato
A proposito di Lingue e Sport...
Lingue e Sport è un’associazione ticinese che, da oltre 40 anni, organizza corsi estivi per bambini e ragazzi dai 5 anni alla fine delle scuole medie. Con alle spalle una storia di iscrizioni sempre più numerose, Lingue e Sport ha sempre gestito manualmente le sue tante richieste tramite File Maker, poi un po’ con Excel, un po’ con WordPress e un po’ per via telefonica.
Tanta spesa, poca resa
Immagina centinaia e centinaia di famiglie che iscrivono ai corsi estivi un figlio, o forse più di uno. Telefonate, un elenco frammentato da scaricare online e trasporre su Excel, per non parlare poi della fatturazione e del rendiconto del corso, anche quelli gestiti manualmente. Perdersi in questo mare di informazioni e commettere degli errori è più semplice di quanto appaia. E il cliente? Non trova le informazioni che cerca e non riesce a relazionarsi con lo staff.
Potrebbe sembrare una situazione complessa, ma in realtà è quella con cui si confrontano molte associazioni e imprese. Il software sviluppato per Lingue e Sport è un esempio di come la tecnologia possa essere utilizzata per migliorare la qualità dei servizi offerti dalle aziende, sia per il proprio team che per i clienti.
Una gestione automatizzata dei processi
Lingue e Sport si è posta l'obiettivo di andare incontro alle esigenze di tutti, automatizzando le attività di gestione e migliorando l’usabilità della piattaforma per le famiglie. Il nuovo gestionale è strutturato infatti per semplificare e automatizzare tutte le attività che in precedenza erano svolte manualmente dallo staff, garantendo al tempo stesso alle famiglie di poter monitorare i corsi, e dunque i propri figli, in ogni fase: dall'avvenuta iscrizione, all'assegnazione a un determinato insegnante, ai cambi di programma, a qualsivoglia informazione importante.
I processi manuali e ripetitivi sono stati automatizzati, snelliti e resi più efficienti.
Processi ottimizzati e un’esperienza più semplice per tutti
Una piattaforma integrata a SAP
Il nuovo gestionale si integra perfettamente con il sistema di fatturazione pre-esistente. Grazie all’integrazione con SAP, è possibile gestire in maniera automatizzata non solo l’emissione delle fatture legate ai corsi, ma anche gli incassi, i conti correnti e i finanziamenti.
Risultati
Trasformando e automatizzando i suoi processi, Lingue e Sport è riuscita a migliorare l'efficienza aziendale e a soddisfare le esigenze delle famiglie, offrendo un servizio di alta qualità alla propria clientela.
Il nuovo sistema di gestione ha permesso a Lingue e Sport di:
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Semplificare e automatizzare le attività di registrazione e gestione dei corsi
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Ridurre il rischio di errori
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Fornire alle famiglie informazioni in tempo reale sui corsi e sui loro figli
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Migliorare la comunicazione tra lo staff e le famiglie
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Massimizzare il valore umano e destinare le risorse a compiti più strategici.
L'ottimizzazione come filo conduttore
I nostri tecnici sono quotidianamente attivi in un lavoro non solo di revisione, ma di analisi dei risultati e del comportamento degli utenti sulla piattaforma, così da poter garantire la massima performance. Proprio in quest'ottica, è in fase di valutazione per il prossimo futuro la creazione dell'app del software, così da andare incontro ai genitori, che manifestano un utilizzo dei dispositivi mobili del 92% rispetto al desktop.
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