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Organizzare corsi estivi per bambini con un gestionale automatizzato

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A proposito di Lingue e Sport...

Lingue e Sport è un’associazione ticinese che, da oltre 40 anni, organizza corsi estivi per bambini e ragazzi dai 5 anni alla fine delle scuole medie. Con alle spalle una storia di iscrizioni sempre più numerose, Lingue e Sport ha sempre gestito manualmente le sue tante richieste tramite File Maker, poi un po’ con Excel, un po’ con WordPress e un po’ per via telefonica.

PROBLEMA

Tanta spesa, poca resa

Immagina centinaia e centinaia di famiglie che iscrivono ai corsi estivi un figlio, o forse più di uno. Telefonate, un elenco frammentato da scaricare online e trasporre su Excel, per non parlare poi della fatturazione e del rendiconto del corso, anche quelli gestiti manualmente. Perdersi in questo mare di informazioni e commettere degli errori è più semplice di quanto appaia. E il cliente? Non trova le informazioni che cerca e non riesce a relazionarsi con lo staff.

Potrebbe sembrare una situazione complessa, ma in realtà è quella con cui si confrontano molte associazioni e imprese. Il software sviluppato per Lingue e Sport è un esempio di come la tecnologia possa essere utilizzata per migliorare la qualità dei servizi offerti dalle aziende, sia per il proprio team che per i clienti.

Problema
SOLUZIONE

Una gestione automatizzata dei processi

Lingue e Sport si è posta l'obiettivo di andare incontro alle esigenze di tutti, automatizzando le attività di gestione e migliorando l’usabilità della piattaforma per le famiglie. Il nuovo gestionale è strutturato infatti per semplificare e automatizzare tutte le attività che in precedenza erano svolte manualmente dallo staff, garantendo al tempo stesso alle famiglie di poter monitorare i corsi, e dunque i propri figli, in ogni fase: dall'avvenuta iscrizione, all'assegnazione a un determinato insegnante, ai cambi di programma, a qualsivoglia informazione importante.

Soluzione
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Automazione_Icon White Automazione

I processi manuali e ripetitivi sono stati automatizzati, snelliti e resi più efficienti.

 
Integrazione_Icon White Integrazione Il nuovo software si integra perfettamente con SAP, garantendo la gestione automatica delle fatture, degli incassi, dei conti correnti e dei finanziamenti.  
Trasformazione_Icon White Trasformazione Tutti i processi dell'associazione sono stati rivisti in ottica digitale, migliorando l'operatività interna e migliorando l'usabilità per le famiglie.  

Processi ottimizzati e un’esperienza più semplice per tutti

Il team back office di Lingue e Sport può inviare comunicazioni in maniera massiva e digitalizzare la documentazione relativa sia alle iscrizioni che ai corsi stessi, che è poi resa disponibile in tempo reale ai genitori, dando loro l'opportunità di scaricarla in qualunque momento.
Gli insegnanti dei corsi possono vedere in formato digitale l'elenco dei partecipanti per poi formare le classi e il Team che ne è responsabile, oltre a gestire le spese di corso, le presenze e il calendario attività. È inoltre stata implementata una sezione di messaggistica in tempo reale tra insegnanti e back office.
Le famiglie, una volta completata la registrazione, possono accedere al loro account per gestire comodamente l’iscrizione del figlio, o aggiungere nuove iscrizioni. Allo stesso tempo, hanno accesso in tempo reale ai documenti del corso e a ogni eventuale comunicazione.

Una piattaforma integrata a SAP

Il nuovo gestionale si integra perfettamente con il sistema di fatturazione pre-esistente. Grazie all’integrazione con SAP, è possibile gestire in maniera automatizzata non solo l’emissione delle fatture legate ai corsi, ma anche gli incassi, i conti correnti e i finanziamenti.

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LIS_Mob_SAP

Risultati

Trasformando e automatizzando i suoi processi, Lingue e Sport è riuscita a migliorare l'efficienza aziendale e a soddisfare le esigenze delle famiglie, offrendo un servizio di alta qualità alla propria clientela.

Il nuovo sistema di gestione ha permesso a Lingue e Sport di:

  • Semplificare e automatizzare le attività di registrazione e gestione dei corsi

  • Ridurre il rischio di errori

  • Fornire alle famiglie informazioni in tempo reale sui corsi e sui loro figli

  • Migliorare la comunicazione tra lo staff e le famiglie

  • Massimizzare il valore umano e destinare le risorse a compiti più strategici.

L'ottimizzazione come filo conduttore

I nostri tecnici sono quotidianamente attivi in un lavoro non solo di revisione, ma di analisi dei risultati e del comportamento degli utenti sulla piattaforma, così da poter garantire la massima performance. Proprio in quest'ottica, è in fase di valutazione per il prossimo futuro la creazione dell'app del software, così da andare incontro ai genitori, che manifestano un utilizzo dei dispositivi mobili del 92% rispetto al desktop.

Vuoi un software che snellisca le tue attività gestionali e massimizzi il valore delle tue risorse? Contattaci!